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Datenschutz & Aufbewahrung

Anleitung zur Löschung, Anonymisierung und Aufbewahrung von Vereinsdaten.

Inhaltsverzeichnis
Hinweis

Diese Anleitung erklärt die fachlichen Regeln. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, hilft aber dabei, Daten im Vereinsbetrieb einheitlich und datensparsam zu behandeln.

So wenig wie möglich, so lange wie nötig

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht, anonymisiert oder auf das notwendige Nachweisminimum reduziert.

Wichtig ist die Trennung zwischen Vereinsorganisation, sportlicher Historie und echten finanziellen Nachweisen. Nicht jede Historie ist automatisch ein Buchungsbeleg.

Wenn ein Mitglied austritt

1. Zugang sperren

Nach dem Austrittsdatum wird der Zugang deaktiviert. Benachrichtigungen und nicht mehr benötigte Profilfunktionen werden abgeschaltet.

2. Offenes prüfen

In der Schonfrist wird geprüft, ob noch offene kostenrelevante Vorgänge, Rückfragen oder notwendige Nachweise bestehen.

3. Anonymisieren

Nach Ablauf der Schonfrist werden direkte Identitätsdaten anonymisiert, sofern keine rechtlichen oder abrechnungsbezogenen Gründe entgegenstehen.

Finanzdaten und gesetzliche Aufbewahrung

Platzbuchungen mit Kosten

Beträge und Nachweise bleiben befristet erhalten, Namen werden nach Möglichkeit minimiert.

Gäste und Leihen

Der Personenbezug wird reduziert, sobald Abrechnung und Rückfragen abgeschlossen sind.

Trainingsabrechnung

Abrechnungspositionen bleiben nur im notwendigen Umfang nachvollziehbar.

SEPA

Mandatsnachweise bleiben befristet, vollständige Bankdaten werden danach minimiert.

Buchungs- und Mitspielerdaten

Platzbuchungen zeigen, wer einen Platz gebucht hat und wer als Mitspieler oder Gast beteiligt war. Diese Angaben sind für den laufenden Spielbetrieb, Rückfragen und kurzfristige Organisation sinnvoll, aber nicht dauerhaft nötig.

Für Buchungen ohne Kostenbezug gilt ein eigenes Löschintervall. Nach Ablauf dieses Intervalls werden die Buchung sowie die Mitspieler- und Gästebezüge gelöscht.

Sobald eine Buchung kostenrelevant ist, zum Beispiel durch Platzkosten, Gastgebühren oder Leihen, wird sie als Finanzdatensatz behandelt und erst nach Ablauf der Finanzaufbewahrung gelöscht.

Forderungsspiele und Ranglisten

Keine Buchungsbelege

Forderungsspiele und Ranglisten sind sportliche Vereinsdaten. Sie sind keine buchhalterischen Forderungen und lösen deshalb nicht automatisch eine achtjährige Aufbewahrungspflicht aus.

Nach dem Austritt wird ein Mitglied aus aktiven Ranglisten entfernt oder inaktiv gesetzt. Die sportliche Historie kann für eine kurze fachliche Frist erhalten bleiben und wird anschließend anonymisiert oder gelöscht. Eine verknüpfte kostenpflichtige Platzbuchung wird separat nach Finanzlogik behandelt.

Mitgliedsanträge und SEPA-Daten

Anträge

Entwürfe und abgelehnte oder zurückgezogene Anträge werden nicht dauerhaft gespeichert. Genehmigte Anträge werden auf die notwendigen Informationen reduziert.

SEPA

Aktive Mandate bleiben nutzbar. Nach Austritt oder letzter Lastschrift werden vollständige Bankdaten nur so lange aufbewahrt, wie sie noch benötigt werden.

E-Mail-Verlauf

Der E-Mail-Verlauf enthält Empfänger, Versandstatus, mögliche Fehlertexte und teilweise Anhänge. Diese Informationen sind für Betrieb und Fehlersuche hilfreich, aber nicht unbegrenzt erforderlich.

Deshalb wird der E-Mail-Verlauf regelmäßig bereinigt. Der bestehende Standard sieht eine Bereinigung abgeschlossener oder fehlgeschlagener Versanddaten nach 90 Tagen vor.

Häufige Fragen

Nach dem Austritt wird der Zugang zunächst gesperrt und der Datensatz minimiert. Nach der festgelegten Schonfrist werden direkte Identitätsdaten anonymisiert, sofern keine offenen kostenrelevanten Vorgänge oder rechtlichen Nachweise entgegenstehen.

Länger bleiben nur Daten, die für Abrechnung, Steuer, Buchungsbelege, SEPA-Nachweise oder vergleichbare rechtliche Pflichten benötigt werden. Dabei wird der Personenbezug so weit wie möglich reduziert.

Alte Platzbuchungen ohne Kostenbezug werden nach dem festgelegten Löschintervall entfernt. Dadurch verschwinden auch die Informationen, wer gebucht oder mitgespielt hat. Kostenrelevante Buchungen bleiben bis zum Ablauf der Finanzaufbewahrung erhalten.

Forderungsspiele dokumentieren sportliche Abläufe, Ergebnisse und Ranglisten. Sie sind keine buchhalterischen Forderungen. Eine längere Finanzaufbewahrung gilt nur dann für den verknüpften Buchungsnachweis, wenn tatsächlich Kosten entstanden sind.

Ausgetretene Mitglieder werden aus aktiven Ranglisten entfernt oder inaktiv gesetzt. Historische Sportdaten können vorübergehend erhalten bleiben, werden danach aber anonymisiert oder gelöscht.

Aktive Mandate bleiben erhalten. Nach Austritt oder Ende der Nutzung werden vollständige Bankdaten minimiert, sobald Mandats-, Rücklastschrift- und Nachweispflichten abgelaufen sind.

Ein Dry-Run ist ein Probelauf. Das System listet geplante Sperrungen, Anonymisierungen oder Löschungen auf, ändert aber noch keine Daten. So kann die Verwaltung die Auswirkungen vorab prüfen.

Der automatische Dry-Run prüft regelmäßig, welche Datensätze fällig wären. Eine echte Löschung oder Anonymisierung läuft erst, wenn die produktive Automatik durch einen Admin aktiviert wurde. Dann werden die gespeicherten Fristen beim nächsten produktiven Scheduler-Lauf angewendet.